会社で働いておりますと
当然ながら他人との交渉が付き物です。
社外の方との打合せをする際、
初めは何をして良いものか分からない
かと思います。
ここでは、
社外との打合せに慣れていない方に向けて、
打合せの初歩的な心得を6つ紹介します。
失敗しない打合せの心得
・身なりに気を付ける
・自分の役割を明確にする
・些細な事でもメモを取る
・堂々とした態度で低姿勢
・緊張しないで常に笑顔
・眠気との闘いに勝つ
身なりに気を付ける
第一印象が大事
社外の方との打合せですから、
しょっちゅう会っている方ではありません。
そして、その様な方と会う際には、
身なりなどで相手の第一印象が決まってしまう
こともあります。
第一印象で相手に良い印象を与える様に
心掛けましょう。
第一印象は適度な清潔感で
ビジネス上で初めて会う方が、
髪はボサボサでTシャツ短パンの
サンダル履きで来られたら、
あなたはどう思いますか？
「時代だな～」って思いますか？
まずは「大丈夫かな？」と不安が
勝るのではないでしょうか？
わたくしなら「大丈夫？」の方です。
あなたは、
これからその方とお金が動く話をします。
そう考えますと、
その時に初めて会う方の身なりが
第一印象ですので、
良い印象にはならないはずです。
度を越しても悪印象です
これとは逆に、
初見でビジネスファッション誌の表紙から
出てきた様なピシッとした格好でしたら
どうでしょう？
「デキそうな人だな」と思いますか？
わたくしは
「胡散臭いな」と思ってしまいます。
わたくしの経験上、
身なりに気を付けている人は仕事の仕方も
スマートな方が多いと思いますが、
度を越して身なりがキチンとしている人は、
単に自分を良く見せようとしている方が
多い印象です。
適度な清潔感
別に、打合せの前日にはスーツを新調して
散髪してから臨みましょうという訳では
ありません。
そんなことしてたら、
お金がいくらあっても足りませんし
疲れてしまいます。
衣装にほころびやシワが無いか、
靴は汚れていないか、
髪はそれなりにセットしているか、
鼻毛やヒゲは整っているか、
この程度で大丈夫です。
正直、初見は第一印象が大事といいましたが、
相手はあなたのスーツや靴が
どこのブランドかとか気にしていません。
悪目立ちしない程度で大丈夫です。
因みに以前、初めて打合せをした方の
Ｙシャツにケチャップが付いておりまして、
わたくしはそれがずっと気になって
打合せの内容が頭に入って来なかったことが
あります。
悪目立ちとはその程度のことです。
ですので、
彼女にしたい子との初めてのデートくらいの
イメージで結構です。
自分の役割を明確にする
打合せの前に必ず、
なぜその打合せが必要なのかその目的と、
その打合せその打合せで自分は何をするのか、
打合せに臨むための自分の役割を
明確に理解しましょう。
打合せの内容を明確にする
・その打合せ内容は何がメインなのか
・決める事は何なのか
・聞かなければならない事は何か
などを打合せ骨子として
打合せ時に提出するも良し、
自分のノートに書いておくも良しです。
少なくとも打合せ前に、
その打合せの議題を確認しましょう。
自分の役割を明確にする
そしてその打合せであなたは何をするのか、
何を聞くのかを事前に明確にしましょう。
事前に確認しておかないと、
いざ打合せに臨んでも聞き逃してしまうことが、
事前に準備しているわたくしでも多々あります。
その打合せで自分は何をするのか、
自分の役割を明確にしてから打合せに臨みましょう。
些細な事でもメモを取る
打合せ内容を確認するため、
その打合せ内容を文章におこして提出し、
打合せ記録簿という形で
相互に打合せ内容の相違が無い様に確認します。
ですので、
打合せ内容は全て把握しなければなりません。
人間は聞いた話を全て記憶するほど
賢くはありません。
それに、あなたにはとってはメモに残しておく
必要が無い様な些細な事でも、
実はそれが重要な事であったなんてことも
よくある話です。
打合せの内容は、
必ずその場でどんな些細な事でもメモに残しましょう。
堂々とした態度で低姿勢
堂々とした態度
打合せでは常に堂々とした態度で臨みましょう。
不安で仕方なく、おどおどした面持ちで
打合せに出ても、
相手方は「この人で大丈夫かな？」と
不安にしかなりません。
虚勢を張ってでも、堂々とした態度です。
別に内心はドキドキでも構いません。
でもあくまでも低姿勢
いくら堂々とした態度といっても
それは見かけだけの話で、
打合せはあくまでも低姿勢で臨みましょう。
緊張しないで常に笑顔
打合せの時には、
初めて会う方もいるでしょうし、
緊張するなというのが難しいかもしれません。
しかしながら、
あなたの緊張感は他人に伝わります。
そして、あなたの緊張感は相手に対して
警戒心を与える事にもなります。
あなたは、慣れない打合せの場で
単に緊張しているだけかもしれませんが、
相手方から見れば緊張しているという事は
何か不安要素があると判断されても
おかしくありません。
それに、笑顔はコミュニケーションが
スムーズになる効果もあります。
相手はあなたの笑顔で、親近感が湧いてきたり、
あなたの笑顔につられて打合せが和んだりします。
緊張感がある場では、
出来るだけ笑顔でいることが大事です。
眠気との闘いに勝つ
打合せで寝るのは言語道断
自分の役割が無い打合せとか、
打合せの序盤であなたの役割が
終了した場合などは、
どうしても眠くなるものです。
わたくしも眠くなりますし、
退屈な打合せほど眠気を誘うモノはありません。
しかしながらそこでマジ寝なんて言語道断です。
絶対寝てはダメですからね。
どんなにバレないように上手く寝ていたとしても、
出席者には１００％分かります。
自分も眠いのですから…。
打合せは夕方に設定
わたくしから打合せをお願いする時は、
基本的に午後の遅い時間とくに夕方に
お願いします。
午前中は一日の中で最も脳が活性化する時間で、
集中力が最も持続する時間帯と
言われております。
午前中は作業したいので、
わたくしから午前中に打合せを
お願いする事はありません。
打合せ前はランチを控える
わたくしは、
打合せは眠くなるモノと解釈していますので、
午後4時までにランチが食べられれば
良いと決めて、
それ以前までの打合せが入っているのであれば、
ランチを後回しにして打合せに臨みます。
別にランチはランチタイムに食べないと
いけない訳ではありません。
眠くなりそうな打合せであれば
空腹で臨みましょう。
空腹に負けそうな時
もし空腹に耐えられそうに無い時には、
打合せ前にチョコレートやラムネといった
頭を活性化する役割があるおやつを食べます。
それでも眠い時
それでも眠気が襲ってくるのであれば、
積極的に発言する様にします。
しかしながら、その発言すら自分で
出来ないような雰囲気であれば、
トイレに立つのが一番でしょう。
経験上、手をツネるといった
古典的な眠気解消法ですが、
あまり効果がありません。
打合せ中に手のひらをツネッたまま
寝てしまったわたくしが言うのですから、
確かな情報です。
まとめ
打合せの場は、
慣れないと誰でも緊張してしまします。
しかしながら、
緊張が解けない状況で打合せに臨んでしまうと
あなたのパフォーマンスが低下して、
良い打合せにはならないでしょう。
場数を踏むのも大事ですが、
まず慣れない場では自分の
ベストパフォーマンスに徹して下さい。
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