あなたは部下に対して
「ホウレンソウを徹底しろ」とかって
言っていますか。
昔から言われている
仕事上のライフハックですが、
この「ホウレンソウ」という言葉を
徹底させようと部下に言う方に限って、
みずからが「ホウレンソウ」がしづらい
体制にしていることに気が付いていません。
そこで「ホウレンソウ」の役目を考え
「ホウレンソウ」がしやすい環境作りを
解説します。
「ホウレンソウ」が徹底されない理由
・「ホウレンソウ」が徹底されないのは
上司の責任
「ホウレンソウ」を徹底させる環境作り
・部下に「WHY」で聞かない
・部下には「WHAT」で聞く
ホウレンソウとは
情報伝達を習慣化するライフハック
まあ、会社に勤めている方なら
ご存知かと思いますが、
会社における「ホウレンソウ」とは
・ホウ→報告
・レン→連絡
・ソウ→相談
を指す言葉で、
上司の状況判断に必要な部下からの
「報告・連絡・相談」
といったことに対して、
自発的な情報伝達を習慣化する
ための手段として、
昔から使われている一種の
ライフハックです。
上司やチームのリーダーは、
部下などからの
「報告・連絡・相談」を受け、
それらを総合して今後の対応や
体制などを検討し、
業務をスムーズにこなせるような
道筋を考えるわけです。
「ホウレンソウ」が徹底されない理由
部下のせいではありません
いくら部下に「ホウレンソウの徹底」を
念押ししても、
部下には浸透しないってこと
ありますよね。
そしてたいがいの上司は
「ホウレンソウ」が徹底されないのは
部下が悪いと思っています。
しかしながら、果たしてそうでしょうか。
「ホウレンソウ」が徹底されない理由は、
上司であるあなたに問題が無いと
言い切れるでしょうか。
上司が環境を作っていないから
わたくしの経験上
「ホウレンソウ」がしやすい
環境が整っていないために
部下は「ホウレンソウ」が出来ず、
それを上司が「ホウレンソウ」が
徹底されていないと思い込んで、
部下に何度も「ホウレンソウ」を
徹底させようとする負の連鎖が
永遠に回り続けるだけなのです。
部下に「WHY」で聞いてませんか
あなたは部下の報告に対して、
「何でそうなった」とか
「何でそう考える」など、
物事を「WHY」で聞いていませんか？
「WHY」は相手を責める言葉
報告に対して「WHY」で聞くことは、
その物事に対して部下を責めている
発言なのです。
そして部下は、
物事を「WHY」で責められれば、
当然のことながら自分が
責められたくはありませんので、
上司への報告はしたくなくなります。
これであなたの「ホウレンソウ」の
徹底がもろくも崩壊するのです。
「WHY」は過去を責める言葉
それに「WHY」は、
過去に起こった出来事に対して
相手に返す言動です。
しかしながら、
過去はもう過ぎ去っているのです。
仕事で過去の出来事より重要なのは、
これから起こりうる将来への対応です。
過ぎたことを言ってもどうにもなりません。
部下を責めるから「ホウレンソウ」が崩壊
また「WHY」に限らず、
「報告」や「連絡」をしてきた
相手を責めるような言葉を掛ける
行為も同様です。
立場上、
部下の上に立つ上司であれば、
部下の言動や失態に対して
否定的な言動になりがちですが、
それが「ホウレンソウ」の徹底を
崩壊させる行為であることを
認識して下さい。
「ホウレンソウ」しやすい環境
「ホウレンソウ」を徹底するには、
部下が何の負荷も無く上司へ
「ホウレンソウ」が言える
環境を作るしか方法はありません。
部下に「WHAT」で聞く
部下が「ホウレンソウ」が
言える環境作りとして、
「報告」などは
「WHY」でなく
「WHAT」で聞くことが重要です。
「なぜそうなった」と
過去に対する質問では無く、
「これからどうする」という風に
これからどうするかといった
未来に対して質問するのです。
未来に対するポジティブな会話
過去は変えることが出来ませんが、
未来は変えることが出来ます。
もしあなたが部下のしてきた
「報告」に対して取組み方や内容に
不満があったとしても、
これからの部下の
取組み方を「相談」して、
あなたも納得する働きをするかも
知れません。
部下の「相談」に対して
不満があれば、
その時は
「こうすれば良いのでは」と
アドバイスも可能なわけです。
上司と部下の関係は、
過去に対するネガティブな会話より
未来に対するポジティブな会話の方が
よほど建設的で健全です。
わたくしの場合
昔は強要されました
ちなみにわたくしも、
「ホウレンソウ」しづらい
環境下で強要された、
苦い経験がありますので、
「ホウレンソウ」は
食べるだけにしています。
部下を持つ今では
正直わたくしも、
以前は部下からの報告に対しては
「WHY」で返してきた人間です。
しかしながら
「終わり良ければ全て良し」
といった感じに、
「WHY」の後には必ず「WHAT」で
返しており、
意識せずとも「ホウレンソウ」が
機能しているので、
特段「ホウレンソウ」を
意識したことがありません。
しかも部下はいちいち
「報告」する程でもないことまで
「報告」して来るので、
それはそれで問題ですかね。
まとめ
部下などに対して
「ホウレンソウの徹底」を
言い続けていても
一向に根付かないのは、
「ホウレンソウの徹底」を
言い続けている上司に
原因があることを理解しましょう。
それでも「ホウレンソウ」を
徹底するのであれば、
上司が「ホウレンソウ」しやすい
環境を整えるように心掛けて下さい。
ちなみに今回は
「ホウレンソウ」しやすい環境作り
について解説したにも関わらず、
次回は
【「ホウレンソウ」はもう古い】
といったことに言及します。
なんたる逆説!!
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