人間の体と脳の仕組みを考えれば、
どの仕事をどの時間帯に
やるべきかいった
ベストパフォーマンスを
発揮する時間帯が存在します。
人間の体と脳の仕組みを理解して
仕事の時間管理をすることで、
仕事の効率をアップしてみては
いかがでしょうか。
・午前中は集中力が必要な仕事など
・午後はまったりと単純作業
・眠い時は時間を決めてチョイ寝
・電話は午後一か夕方がベスト
・打合せは午後
午前は頭脳をフル活用
朝は寝起きで脳も体もリフレッシュ
人間は寝ることによって、
その日に活動した
脳と体力の疲労回復を図るため、
寝起きは脳も体も疲労をリセットして
リフレッシュされます。
そして人間の脳は、
起床してから1時間から2時間くらい
経過する頃に、
パフォーマンスがピークを迎えます。
そしてに、体も寝ることで
疲労回復しています。
午前中にやるべき仕事
ですので、午前中は、
頭を使う仕事
集中力が必要な仕事
スピード重視の仕事
をすることにしましょう。
午後はまったりと
午後はパフォーマンスが落ちます
対して午後は、
遅くなるにつれて脳にも体にも
疲労が蓄積されてきます。
それに昼休み中にご飯も食べて
おなかがいっぱいになり、
ついつい眠くなりますよね。
ということは、
午前中にパフォーマンスを
発揮したことによって、
午前中よりも脳や体が
疲労している状態となり、
その疲労感は時間を追うにつれて
さらに疲れてきます。
午後にやるべき仕事
ですので、午後は
まったりと作業して問題ない
仕事をしましょう。
例えば後述する打合せや電話
それにメールのチェックとその対応
などが良いでしょう。
それでも時間を持て余して
しまうのであれば、
ワープロ打ちや書類整理などの
比較的頭を使わないで済む
単純作業に充ててみましょう。
眠い時は時間を決めてチョイ寝
午後は、ランチも食べて
おなかいっぱいになり
少しボーっとすると、
ついつい眠くなります。
そのまま午後の仕事に突入すると、
眠気をこらえるに大変な思いを
したことはありませんか。
眠気を我慢しても
頭はスッキリしませんし、
眠気を我慢している時に
良いパフォーマンスなど
出るはずもありません。
それを何時間も眠気と戦うのであれば、
その時は15分とか30分と時間を決めて
昼寝するに限ります。
昼寝した後は頭がすっきりしますので、
その後は良いパフォーマンスが
発揮できるでしょう。
眠気と戦う数時間と昼寝の数十分。
どちらの作業効率が良いかは、
断然昼寝した方ですよね。
眠くなったら寝るに限ります。
打合せは午後
午前中はアウトプット作業に徹する
前述のとおり午前中は
アウトプット作業に徹したいので、
打合せの時間は午後に設定するのが
ベストです。
昼休み中に移動するイメージ
午前中は昼休みまでは
アウトプット作業をした方が良いので、
昼休みから打合せ先に
移動することを考慮しながら、
午後の打合せ時間を設定するのが
良いでしょう。
移動時間を利用して、
食事をしたり
電車で軽く昼寝をしたりするのも
時間効率には有効な手段です。
または午後の締めくくり
打合せを
15時などの中途半端な時間帯に
設定するとします。
移動時間が1時間だとすると、
昼休みが終了したら1時間だけ
会社で仕事をしてから出掛けて、
15時から1時間打合せ。
その後、
1時間かけて会社に戻って17時です。
そこから1時間仕事して18時に退勤。
その間、
打合せの間に会社で仕事をする時間が
打合せの前後1時間ずつって、
なんか仕事をするには中途半端ですよね。
だったら、
会社で2時間仕事した方が
効率は良いでしょう。
ですので、
打合せ時間を午後の遅い時間に
打合せを設定して、
打合せが終わったら直帰するとか
会社に戻っても軽く雑務をこなす
程度にして退勤できるような
時間帯に設定するのも良いでしょう。
そうは言っても
そうは言っても
打合せは相手がある話ですので、
あなたの思い通りに
時間を設定するのが難しい
かもしれません。
その時は、
相手先がAなら何時、
Ｂなら何時といった具合に、
打合せ相手ごとに
あらかじめ希望する打合せ時間を
設定しておいて、
もしあなたが打合せ時間を
設定できるときには、
昼休みに移動するか
午後の締めくくりに設定しましょう。
午前中に設定されたら
相手先があなたの設定した時間帯以外、
例えば何時でも良い打合せを
午前中に設定してきたら
「あ～、この人知らないな」
と思って下さい。
その方は、いつも中途半端な
時間帯に設定してきます。
そのような時、わたくしは
「その日の午前中は他の予定が」
と言って、
自分の設定した時間帯にお願いします。
電話は午後一か夕方がベスト
午前中は避けましょう
取引先などへの電話は、
基本的に午後一番か夕方が良いでしょう。
前述のとおり、
午前中はアウトプット作業を
優先したいですし、
最近では多くの自己啓発本や
ビジネス書でも
「午前中はアウトプット作業」を
推奨しておりますので、
相手方も
「午前中はアウトプット作業」
を実践しているかもしれません。
あなたもそうですが、
電話する相手への配慮のためにも
不急の電話であれば午前中は避けて、
相手の邪魔をしないようにしましょう。
電話は午後一番
ならば、午後ならいつでも良い
かといえばそうでもありません。
一番良いのは午後一番の13時過ぎです。
多くの会社は12時～13時は
昼休みでしょう。
ならば、
相手が昼休みから帰ってきて
これから午後の仕事を始めよう
と思った頃、
13：10くらいがベストでは
ないでしょうか。
若しくは夕方
午後一番以外に電話をするのであれば、
相手先の就業時間1時間前までを狙って
夕方に電話することをおススメします。
夕方は退勤時間も押し迫る
時間帯ですので、
もしかすると相手の方が
忙しいかもしれません。
ですので、
前述の相手先の就業時間から1時間前は
避けた方が良いでしょう。
それ以外、
相手の方が忙しくないのであれば、
退勤時間までは頭も体も午前中より
疲労が蓄積され
集中力も落ちてきているので、
仕事に集中していないことが
多いと思います。
その時間帯を狙って電話を掛けることを
おススメします。
昼休み中は絶対にダメ
あとどんなに急ぎの要件でも、
昼休み時間帯に電話をするのは、
あなたの印象が悪くなるだけです。
そのようの時は昼休み時間中に
メールを送信して、
相手の反応を伺うのが良いでしょう。
就業時間外も絶対にダメ
近頃のいわゆる「働き方改革」により、
就労時間外に他社との電話や
メールでのやり取りを
禁止している会社が、
最近増えてきています。
今はそのような時代に
なっておりますので、
相手先の就業時間外に
電話をしたりメールを送信するのは、
緊急の場合を除いて絶対にやめましょう。
メールチェックは帰る間際が基本ベスト
会社のパソコンに届いている
メールのチェックは、
帰り間際に行うのが
効率的に良いとされています。
それは、朝会社に着いてから
メールチェックをすると、
そのメールの内容次第では
送信されたメールの対応に追われて、
せっかく頭脳労働をしようとした
午前中が終わってしまう
恐れがあるからです。
現実的には難しい
しかしながら、
仕事の相手先から届いたメールを
1日中放置することなんて、
現実には無理ですよね。
しかも、
ひょっとすれば至急の対応を
お願いされているメールかもしれません。
一息ついた時に見ています
ですので、わたくしは
朝会社に着いた時と帰り間際の他、
トイレに立つなどの一息ついた時に
メールをチェックする様にしています。
そうすれば、
どんなに時間が空いても
2時間以内にメールをチェックできます。
しかしながら、
よほど緊急を要するメールでない限り、
その時に対応はしません。
対応は午後
そして、受信したメールへの対応は、
時間が許す様であれば
午前中に見たメールは午後一番に、
午後届いたメールは帰り間際に
対応する様にして、
自分の中で時間を決めて対応しています。
至急メールはそれなりに対応
もちろん、
至急の対応を依頼されたメールは、
それなりに対応します。
しかしながらそれは、
自分の仕事を優先して、
至急メールの対応をするように
しています。
まとめ
人間の脳と体の仕組みを理解して
どの仕事をいつやるかを
明確にしておけば、
仕事の時間とパフォーマンスの
両方で効率化が図れます。
この記事を参考にして、
あなたも仕事の効率を
アップさせてください。
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